Priorisierung – was wirklich zählt

Manchmal kommt einfach alles auf einmal, und man weiß gar nicht wo man überhaupt anfangen soll. Das kann überfordern und im Extremfall dazu führen, gar nicht mehr weiter zu wissen. Priorisierung hilft dabei, das zu bearbeiten, was wirklich zählt.

Kurzes Vorwort

Wer über Priorisierung schreibt, muss auch von Pareto berichten. Pareto, ein italienischer Ingenieur untersuchte um 1900 die Verteilung von Grundbesitz und Einkommen seiner Mitbürger. Aus den Untersuchungen ergab sich ein statistisches Phänomen. Dieses beschrieb die logarithmische Verteilung von 80 zu 20, heute bekannt als Pareto-Verteilung. Aus dieser Verteilung leitet sich das Pareto-Prinzip ab, das besagt:

20% des Aufwands sind für 80% des Ergebnisses verantwortlich, die restlichen 20% gehen wiederrum mit 80% des Aufwands einher, d.h. quantitativ mit der meisten Arbeit. Ein Prinzip, welches man sich zu Nutze machen sollte um möglichst effektiv Projekte voran zu bringen –  denn für 100%ige Ergebnisse sind auch 100% der Bemühungen nötig.

Was ist Priorisierung?

Priorisierung beschreibt das Festlegen einer Ordnung/Reihenfolge von Aufgaben. Ein gewisses Pensum kann gewiss auch ohne Priorisierung erledigt werden, doch bei zunehmender Aufgabenflut führt die ständige Belastung oft zu negativen Konsequenzen für Körper und Geist.

Priorisierung hilft, sich mit Fokus den Dingen zu widmen, die aktuell für dich/die Arbeit wichtig/richtig sind. Das Bewusstsein, das greifbar machen dieser Prioritäten für sich selbst und Teammitglieder hilft, den Fokus zu bewahren und das Ziel weiter zu verfolgen.

Wir lernen und behalten Informationen besser, wenn wir mehrere Kommunikationskanäle ansprechen (lese dazu meinen Beitrag zum Lernen). Deshalb empfehle ich das Verbildlichen, also das physische Aufschreiben/Skizzieren und sichtbar machen. Gut eignen sich Whiteboards, z.B. gut sichtbar an einem für alle zugänglichen Ort, sodass man selber bzw. das Team diese Punkte einfach im Blick behalten kann.

Einfache Schritte, die bei der Priorisierung helfen

1. Sammeln und aufschreiben von Aufgaben und Themen
2. Bewerten und Kategorisieren der Punkte, anhand dessen Rangfolge festlegen
3. Neu aufschreiben, diesmal in festgelegten Kategorien und Prioritäten
4. Abarbeiten von wichtig zu unwichtig
5. Auswirkungen prüfen und ggf. Schritte wiederholen

Schritt 1, das Sammeln und Aufschreiben aller Punkte sollte keine Probleme darstellen, doch mit Schritt 2, der Kategorisierung/Bewertung gibt es öfters Probleme.

Methoden zur Bewertung

• Kategorien: Eindimensional – einfach, schnell umsetzbar und einfach zu verstehen.

Ampelprinzip – wichtig zu unwichtig

Die Ampel kennt jeder, die drei Farben rot, gelb und grün werden verwendet, da wir auf diese Signalfarben am stärksten reagieren. Die drei Farben stehen für drei Kategorien. Von links nach rechts in der Priorität: rot – hoch; gelb – mittel, grün – niedrig. Diese Einteilung erfolgt oft nach Gefühl, ist relativ grob, doch sehr wirkungsvoll. Es bringt schnell „Erleichterung“ bei großen Daten- und Aufgabenmengen.

• Matrizen: Mehrdimensional – detaillierter, da mehrere Kategorien gleichzeitig betrachtet werden können

Eisenhower-Matrix – Wichtigkeit gegenüber Dringlichkeit

Auf der X-Achse aufgetragen ist, wie dringlich (engl. urgent) und auf der Y-Achse, wie wichtig (engl. important) etwas ist. Entsprechend lassen sich 4 Kategorien festlegen: ignorieren (engl. ignore), neu einplanen (engl. re-schedule), delegieren (engl. delegate) und jetzt tun (engl. do it now).

Aufgaben mit höchster Dringlichkeit und Wichtigkeit sind rechts oben zu finden. Punkte, die getrost ignoriert werden können, finden sich links unten.

Effort-Impact-Matrix – Aufwand gegenüber Auswirkung

Auf der X-Achse aufgetragen ist, wie viel Aufwand (engl. effort) und auf der Y-Achse, welche Auswirkung (engl. impact) etwas hat. Entsprechend lassen sich 4 Kategorien festlegen: erwägen (engl. consider), vermeiden (engl. vermeiden), weiterverfolgen (engl. proceed) und untersuchen (engl. investigate).

Punkte, die definitiv weiterbearbeitet werden sollten, sind Aufgaben mit geringem Aufwand aber großer Wirkung und finden sich unter „proceed“, links oben. Aufgaben dagegen, die vermieden werden sollten, rechts unten.

Ich hoffe, dass ich dir/euch mit dieser kleinen Zusammenstellung bei der Priorisierung helfen kann.

Viel Spaß dabei!