Dinge abschließen – „get things done“

Es klingt im Englischen eindringlicher als im Deutschen: Dinge müssen abgeschlossen werden, um voran zu kommen. Am besten sollte das möglichst effektiv geschehen, denn unsere Zeit ist begrenzt, im Schnitt in Deutschland 80 Jahre, 960 Monate oder 29200 Tage. Manchmal passiert es und wir fragen uns: Was habe ich heute eigentlich gemacht? Man war zwar den ganzen Tag mit diversen Dingen beschäftigt, doch ist sich nicht bewusst, was man eigentlich alles geleistet hat.

Anders als immer nur unsere Arbeitsgeschwindigkeit zu erhöhen können uns Werkzeuge dabei helfen, uns unseren Aufgaben und ähnlichem bewusst(er) zu werden und Dinge systematisch (und effektiv) abzuschließen.

Gerne möchte ich mit diesem Beitrag einige Impulse weitergeben. Diese lassen sich auf das persönliche Umfeld oder auf den unternehmerischen Alltag (z.B. in Projekten) anwenden.

„Bewusst sein“ statt „busy sein“

Die meisten Dinge in unserem Alltag passieren unbewusst. Zusätzlich ist so ziemlich alles heutzutage direkt an unseren Fingerspitzen verfügbar: E-Mails, Social Media, Entertainment – der „busy bandwagon“, wie es Jake Knapp nennt. Das Scrollen der endlosen Inhalte ist ein absolut grandioses Werkzeug um die Aufmerksamkeit hoch zu halten – und damit vor allem auch eines: ein Zeitfresser! Probiere es doch einmal aus: Das Mobiltelefon bewusst weglegen, Benachrichtigungen deaktivieren, Apps deinstallieren oder in Unterordner schieben. Plötzlich hat man so viel Zeit …!

Eigenverantwortung und Selbstbestimmung

Seien wir ehrlich: wir sind oft Fremdgesteuert. Kaum zu glauben? Sieh in deinen Kalender, wie viele dieser Termine hast du dir selber ausgesucht, welche sind wirklich wichtig für dich und dein Fortkommen oder den Fortschritt im Unternehmen?

Selbst die Verantwortung für die eigene Zeit zu übernehmen ist möglich, doch wie?

Prioritäten und tägliche Highlights

Wenn es um Prioritäten geht, dann heißt das, sich auf das wirklich Wichtige zu konzentrieren. Was ist wirklich wichtig für dich, heute, für das Projekt? Was bringt dich/das Projekt voran?

Doch wie setzt man Prioritäten? Hier hilft dir vielleicht mein Beitrag zur Priorisierung. Prioritäten ändern sich im Laufe der Zeit: Lebensumstände und Gegebenheiten verändern sich, was mit 20 wichtig war ist es vielleicht mit 50 nicht mehr. Projektanforderungen ändern sich genauso, deswegen werden moderne Projekte mittlerweile meist in kurzen Zyklen und Iterationen gestaltet.

Was ist heute für dich wichtig? Vielleicht gibt es mehrere Dinge die für dich wichtig sind, kein Problem, denn folgendes Vorgehen kann dir dabei helfen, dein aktuelles Tageshighlight zu finden:

1. Erstelle eine Liste mit 5 Dingen die für dich wichtig sind (auf Papier!)
2. Priorisiere von wichtig zu unwichtig (z.B. mit einer Nummerierung)
3. Schreibe die Liste neu anhand der vergebenen Prioritäten
4. Markiere Priorität Nummer 1 (markern und/oder einkreisen)

Diese Technik lässt sich auch wunderbar in Meetings Anwenden, wenn die „Richtung“ einmal verloren geht. Eine Agenda ist ein guter Schritt, doch oft nicht ausreichend, wenn für die wirklich wichtigen Punkte am Ende Zeit und Energie bereits ausgeschöpft sind. Für effektive Meetings hilft es daher, die Tagesordnungspunkte vorab zu priorisieren.

Zeit nehmen

Man findet absolut keinen Termin, da alle „keine Zeit“ haben. Doch der Tag hat immer 24 Stunden, richtig? Es gibt einen großen Unterschied zwischen „Zeit haben“ und sich „Zeit nehmen“ für eine Sache. Wir nehmen uns also Zeit für unsere Highlights und Prioritäten. Bestenfalls durch das aktive Einplanen in unseren Tag.

Einfacher gesagt als getan: Volle Terminkalender lassen sich schlecht beschneiden, oder? Ich bin allerdings der Auffassung, dass es immer Aufgaben/Termine gibt, die weniger wichtig sind. Auch ein Meeting mit 10 Leuten kann einmal auf eine Person verzichten, oder? Die beste Möglichkeit, Dinge mit niedriger Priorität nicht mit in die Agenda zu nehmen, ist, sie einfach nicht zu akzeptieren. Sage einfach mal „nein“. Zugegeben: auch das muss geübt werden und ist nicht immer einfach, aber es kann helfen und einem oft auch eine große, unsichtbare Last von den Schultern nehmen.

Plane aktiv einen Zeitraum für dein (persönliches) Highlight in deinem Kalender und blockiere diesen. Ein Block in dem ungestört an deinem Highlight gearbeitet werden kann. Das kann zum Beispiel eine Präsentation sein, die bis morgen unbedingt abgeschlossen werden muss, es kann Zeit zur intensiven Literaturrecherche sein, endlich die Steuererklärung fertig zu bekommen, oder das Treffen mit Eltern oder Freunden. Der Vorteil: die geblockte Zeit im Kalender steht eben einfach nicht für andere Meetings zur Verfügung und das Nein-Sagen fällt leichter.

Im Unternehmensalltag helfen in Meetings zum Beispiel vorher festgelegt Zeitfenster für bestimmte Themen, damit man auch im Meetings tatsächlich zum Abschluss kommt.

Zeit effektiv nutzen

Um die so bewusst genommene Zeit dann effektiv zu nutzen, muss auch das Umfeld stimmen. Der „flow“ muss stimmen. Die Tür zu schließen, die passende Musik zu wählen, eine (fiktive) Deadline und einen sichtbaren Timer zu setzen kann helfen.

Der Zeitrahmen hilft dabei, Dinge auch wirklich abzuschließen, fertig zu werden.

Ablenkungen können gezielt ausgeschlossen werden, indem wir sie ausschalten (siehe oben). Um fokussiert zu bleiben hilft es daher, den Einfluss dieser Quellen zu verringern. Ideen können z.B. sein, automatische Benachrichtigungen für E-Mails und Nachrichten auszuschalten, eine Uhr am Handgelenk zu tragen anstatt aufs Mobiltelefon zu schauen.

Nachhaltiger Umgang mit Zeit

Um nachhaltig mit seiner (Lebens-)Zeit umzugehen, sollten auch noch weitere Punkte mit einbezogen werden. Für das effektive Abschließen von Aufgaben ist es nämlich auch wichtig, „seine Batterien“ regelmäßig wieder aufzuladen. Besonders, da wir mehr sind als nur „Kopf“. Die nachhaltige Implementierung der besprochenen Methoden erfordert zudem auch, dass wir reflektieren und uns bewusst über uns und unsere Handlungen werden.

Einfache Schritte, die beim Bewusstsein mit dem Thema Zeit helfen

1. Beobachte dein (Zeit-)Verhalten und schreibe es auf
2. Setze um und experimentiere dabei mit kleinen Veränderungen (z.B. erst eine Stunde nach dem Aufstehen aufs Handy zu schauen)
3. Messe (Zeit-)Veränderungen und behalte positive Veränderungen bei
4. Wiederhole

Ich hoffe, dass ich dir/euch mit dieser kleinen Zusammenstellung dabei helfen kann, Dinge abzuschließen.

Viel Spaß dabei!

Weiterführende Literatur: „Make Time“ von Jake Knapp und John Zeratsky.

P.S. Dieser Beitrag wurde effektiv in 140 Minuten geschrieben. Begrenzter Zeitrahmen für Rohfassung ~ 60 Minuten; Bilder und Finetuning ~ 60 Minuten. Korrekturlesung und Ausbesserung ~ 20 Minuten.